Jak si chytře usnadnit práci s Gmailem

Gmail je fenomém už od svého spuštění v dubnu 2004. Kromě obřího místa k ukládání oslňuje i propracovaným vyhledáváním a dalšími funkcemi. K práci s e-mailem nepoužívám nic jiného. Všechny své i klientské schránky spravuji v Gmailu a rád bych se podělil, jak se lze v záplavě e-mailů orientovat lépe, řídit priority a zvýšit efektivitu.

(článek byl naposledy aktualizován 12.1.2017)

Naučte se hledat efektivně

Protože Gmail stvoři Google, obsahuje dost propacované vyhledávání. běžný uživatel napíše, co hledá a nejspíš najde. K výsledku se jde ale dostat o něco rychleji. Stejně, jako v Google existují vyhledávací operátory, najdete je i v Gmailu. Umožní vám přidat do hledání nové dimenze a hledat:

  • podle toho, jestli má zpráva přílohu – napište do políčka has:attachment 
  • podle štítku – napište do políčka label: (platí jak pro štítky, tak pro Inbox)
  • podle složky – napište in:sent pro odeslanou
  • podle obsahu předmětu – napište subject:
  • podle času doručení – after:/before:/older:/newer 2015/01/17
Pokročilé hledání v Gmailu

Pokročilé hledání v Gmailu

Všechny operátory můžete samozřejmě řetězit, aby hledání konkrétní věci bylo co nejefektivnější. Kompletní přehled všech operátorů do Gmailu najdete zde, je jich opravu hodně. Stojí za to se naučit ty základní.

Štítky

Ty v Gmailu nahrazují složky. Štítky jsou mocná zbraň. Můžete je vytvářet v hierarchické struktuře a umožní vám nahlížet na došlou poštu ve větších celcích, což se hodí, když se chcete určit priority.

Ale přiznejme si to, řadit je ručně, to je opruz a po čase by vás to přestalo bavit. A to je čas pro další mocnou funkci Gmailu.

Filtry

Filtry umožňují zpětně prohledat schránku podle určitých pravidel a zároveň nastavit budoucí chování pro příchozí zprávy.

V políčku pro vyhledávání je vpravo nenápadná šedá šipka. Ta vyvolá pokročilé hledání, v němž můžete aktivovat filtry.

Nastavení filtrů pro Gmail

Nastavení filtrů pro Gmail

V tomto náhledu si naklikáte potřebné parametry a kliknete na Vytvořit filtr z tohoto vyhledávání.

Nastavení filtrů v Gmailu

Nastavení filtrů v Gmailu, krok č. 2

V tomto nastavení už můžete kouzlit. Zprávy odpovídající filtru můžete automaticky oštítkovat, označit jako přečtenou, přeposlat, nechat odeslat automatickou odpověď. Pokud aplikujete filtr zpětně, nezapomeňte zaškrtnout poslední volbu Použít filtr také na odpovídající konverzace.

Pokud si teď kladete otázku, jestli časem není struktura štítků postavených na filtrech nepřehledná, i to má řešení. Zobrazení štítků, které nepotřebujete, můžete jednoduše vypnout. Budou fungovat, ale nepřekážejí.

Udělejte si vlastní rychlé odkazy

V sekci Nastavení -> Laboratoř aktivujte Rychlé odkazy. Ty vám umožní udělat přímý link na různé kombinace vyhledávacích dotazů.

rychle-odkazy

Po aktivaci vám v levém sloupci úplně dole přibude box pojmenovaný rychlé odkazy.

V běžném hledaní si zkuste najít třeba všechny doručené zprávy v inboxu, kde jste v kopii (is:unread label:inbox“ cc:vasemail@domena.tld ). Jakmile Gmail ukáže výsledky, klikněte dole v boxu na „Přidat rychlý odkaz“. Vyskočí dialogové okno, v němž si rychlý odkaz přejmenujte podle sebe a uložte.

U zprávy, kde jste v kopii, se dá předpokládat, že vyžaduje pouze přečtení. Můžete je tak vyřídit přednostně v rychlosti a ulevit náporu na psychiku díky menšímu počtu zpráv v Inboxu.

Předpřipravené zprávy

Pokud často odpovídáte různým lidem víceméně stejně (nemám čas, posílám XY), je čas nasadit předpřipravené zprávy.

Ty najdete, pokud otevřete okno s novou zprávou a kliknete vpravo dole na šedou šipku. Uvidíte menu a v něm příslušný odkaz. Pokud tam položku nemáte, musíte ji aktivovat v Nastavení, sekce Laboratoř.

Předpřipravené zprávy v Gmailu

Předpřipravené zprávy v Gmailu

Zprávy do této sekce dostanete tak, že je běžně napíšete a před odesláním přes toto menu uložíte. Ale pozor, předpřipravená zpráva se uloží i s automatickým podpisem, který byste později měli v mailu dvakrát. Proto jej při tvorbě předpřipravené zprávy smažte.

Tip na rozšíření

Já místo této funkce používám rozšíření Insert text pro Chrome. Výhodou je, že jednotlivé přichystané texty můžete třídit do složek a funkčnost není vázána jen na Gmail. Funguje to v celém Chrome a je to prostě geniální. Jakmile cokoliv píšu víc než jednou a vím, že to není naposledy, hned si dělám zápis do Insert Text.

Rozšíření Insert Text pro Chrome

Rozšíření Insert Text pro Chrome

Pozor, rozšíření má už léta drobný bug. Pokud vám nevloží text, musíte otevřít jeho rozhraní a u libovolného textu kliknout na Save.

Výhodou je, že veškeré nastavení a texty si můžete exportovat a tedy zálohovat.

Boomerang

Denně odešlu pravdu haldy mailů. U některých odpověď nečekám, u některým naopak ano. S rozšířením Boomerang (zdarma pro Gmail, za peníze pro Gmail na vlastní doméně) si můžu nastavit, za jak dlouho se mi má zpráva připomenout, pokud na ni nedostanu do dané doby odpověď. Je to naprosto fenomenální a umožní vám to mail po odeslání pustit z hlavy. Buď dojde odpověď, nebo upomínka pro vás.

Boomerang umí i časovat odeslání zprávy, což se hodí, pokud chcete člověka v poště zastihnout v době, kdy čekáte, že se jí věnuje. Můžete tak využít toho, že někdo otevírá každou zprávu, jakmile dorazí. Vy ji v klidu můžete napsat kdykoliv.Bonusem je pak sledování otevření zprávy u příjemce, jako to umí třeba Outlook.

Right Inbox

V základu funguje stejně, jako Boomerang. Je ale levnější a navíc umožní přidávat ke zprávám privátní poznámky. Věnoval jsem mu samostatný článek.

Častější stahování z POP3 pro další účty

Pokud máte ve schránce na gmailu napojené další účty ze schránek mimo Gmailu, určitě víte, jak je otravné čekat na stahování nové pošty. Gmail si totiž frekvenci nastavuje sám. Obejít to můžete pomocí skriptu, o něm jsem psal zde.

Další zajímavé tipy pro Gmail jinde

Víc tipů, jak pracovat v Gmailu, už nemám. Znáte nějaký? Dejte mi vědět!

ninja-300x250-cerveny-8-1430292161.png

18 thoughts on “Jak si chytře usnadnit práci s Gmailem

  1. Lze nastavit přeposílání emailů tak, aby se nepřeposílaly pouze maily, které mají v „Předmětu“ nebo „Obsahuje slova“ určité slovo?

  2. Automatické štítkování podle obsahu zprávy může zastoupit Boomerang 🙂

    Stačí si nastavit nějakou neobvyklou sérii znaků (používám „_w“), která aktivuje label (v tomto případě „waiting“). Oštítkují se mi tak e-maily, kde čekám na reakci. Jednou za čas je stačí projít a ověřit stav.

    • Moc fajn nápad. Na to jsem ale moc sklerotik a asi by mě nebavilo sledovat ten štítek se všemi zprávami. Aktuálně používám Gmelius a kromě upomínek miluju funkci „uspat“. Mail zmizí se schránky a objeví se až v den, kdy na něm chci dělat. Stres z pošty to snižuje báječně.

  3. Dotaz: Znáteli vůbec nějaký způsob, jak vymazat přílohy z mailů, zejména odeslaných? Nejde mi ani o velikost schranky jako o to, že nevidím důvod, proč by se moje přílohy měly potulovat prostorem. Jde o autorská práva atd. Na různé ochrana pod, nevěřím, co je doma , se počítá.

    Díky
    Tomáš

  4. Dobrý den,

    zaujal mě Váš článek „Jak si chytře usnadnit práci s Gmailem“. Zaboha nemůžu nikde najít odpověď na svou otázku ani gmail podporu, kde bych se zeptala. Tak třeba mi poradíte Vy 🙂
    Je možné někde nastavit, abych si emaily z doručené pošty třídila do složek ručně? Jde mi o to, aby mi všechny maily po doručení do doručené poště, zůstaly v doručené poště. Ikdyž si je přečtu, odpovím na ně, přepošlu je. Nyní když odpovím na nový email, tak mi „zmizne“ a dohledám jen pomocí vyhledání podle jména a pak ho musím ručně přesunout zpět do doručené pošty. Žádné filtry ani nic jiného nastaveného nemám. Moc děkuji! Janáková Píši raději ze soukr, gmail je služební.

    • Nejsem si jistý, jestli rozumím. Gmail nepracuje se složkami, ale se štítky. Do těch můžete ručně řadit, co potřebujeme. Pošta ke ale stále na jednom místě, štítky jsou jen forma „nálepek“ a pořád vše najdete v Doručené.

  5. Dobrý den Zdeňku,
    setkal jste se s funkcí gmailu, kdy máte jmenný seznam lidí (křesní + příjmení), předpokládám v excelu a když posíláte hromadný e-mail, pak gmail doplní automaticky křestní jméno dané osoby, které je e-mail poslán?
    Hezký den.

    • Nesetkal, to umí? Já toto řeším přes externí rozšíření Gmelius, které umí importovat data ze sloupců v csv souboru.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *